Должная осмотрительность — это комплекс мер по проверке контрагента перед сделкой. Налоговая служба ожидает, что компании проверяют своих партнёров и не работают с фирмами-однодневками. Если этого не делать, можно лишиться вычетов по НДС и учёта расходов — даже если сделка была реальной.

Зачем нужна должная осмотрительность

Главная причина — налоговые риски. Если контрагент окажется недобросовестным (не платит налоги, не ведёт реальной деятельности), инспекция может посчитать, что компания получила необоснованную налоговую выгоду. Последствия:

  • отказ в вычете по НДС;
  • исключение затрат из расходов по налогу на прибыль;
  • доначисление налогов, пени и штрафы.

Доказать, что вы проявили должную осмотрительность, проще всего документально — сохранив результаты проверки контрагента на момент заключения сделки.

Что проверить

Базовый набор проверок, который стоит проводить перед заключением договора:

  1. Факт регистрации и статус — компания действует, не ликвидируется и не ликвидирована.
  2. Реквизиты — ИНН, КПП, ОГРН, адрес совпадают с документами.
  3. Руководитель — лицо, подписывающее договор, имеет на это полномочия.
  4. Виды деятельности — соответствуют предмету сделки.
  5. Адрес — не является «массовым» адресом регистрации.
  6. Судебные дела и долги — в картотеке арбитража и базе ФССП.
  7. Банкротство — нет процедур в Федресурсе.

Какие документы собрать

Для досье на контрагента полезно сохранить:

  • выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП на дату сделки;
  • копии учредительных документов (по запросу у контрагента);
  • документы, подтверждающие полномочия подписанта (решение о назначении директора или доверенность);
  • скриншоты или отчёты о проверке статуса и реквизитов.

Это досье — ваша защита, если налоговая задаст вопросы по сделке через год или два.

Признаки недобросовестного контрагента

Насторожить должны:

  • массовый адрес регистрации (по одному адресу зарегистрированы десятки фирм);
  • массовый руководитель (директор десятков несвязанных компаний);
  • недавняя регистрация перед самой сделкой;
  • несоответствие ОКВЭД предмету договора;
  • отсутствие реальных ресурсов для исполнения договора;
  • статус «ликвидируется» или процедуры банкротства.

Один признак — не приговор, но сочетание нескольких — серьёзный повод отказаться от сделки.

Как организовать проверку на практике

Для разовой сделки достаточно проверить контрагента по основным пунктам и сохранить результат. Для регулярной работы стоит:

  • завести регламент проверки контрагентов;
  • сохранять выписки и отчёты в досье на каждого партнёра;
  • настроить мониторинг ключевых контрагентов, чтобы вовремя узнавать о смене директора, адреса или статуса.